Privacyverklaring en AVG

Privacyverklaring en AVG

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit houdt (o.a.) in dat u het recht heeft om te weten welke gegevens LAAC Twente van u heeft, wat ermee gedaan wordt en tevens kunt u een verzoek indienen om deze gegevens te verwijderen.

Welke gegevens worden verzameld?
LAAC Twente verzamelt van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden bewaard in een online-administratieprogramma (Volta) dat beveiligd is met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens waarover wij beschikken zijn:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Type lid (wedstrijdlid, recreant, overig)
  • Functies (commissies)
  • Lidnummer LAAC Twente
  • Licentienummer Atletiekunie
  • Ingangsdatum lidmaatschap
  • Bankrekeningnummer (i.v.m. contributiebetaling)

Waar gebruiken wij deze gegevens voor?
De gegevens in ons ledenadministratieprogramma worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenadministratie, het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere atletiek gerelateerde activiteiten en het uitbetalen van vergoedingen.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens?
Slechts enkele personen hebben toegang tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma. Dit zijn:

  • Ledenadministrateur
  • Penningmeester
  • Voorzitter
  • Secretaris

Daarnaast zijn er binnen de vereniging diverse personen met “inzagerecht”. Zij kunnen de persoonsgegevens dus wel inzien, maar niet aanpassen of verwijderen. Het gaat hier om de volgende personen:

  • Wedstrijdsecretariaat

De personen die toegang hebben tot (specifieke delen van) de ledenadministratie zijn bij het bestuur en de ledenadministratie bekend. Als een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon wordt de toegang tot de data herzien.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
LAAC Twente bewaart deze gegevens zolang er een overeenkomst is tussen de desbetreffende personen (leden, sponsoren, trainers en vrijwilligers) en de vereniging. U kunt zelf aangeven of LAAC Twente na het beëindigen van het lidmaatschap uw gegevens dient te verwijderen of deze mogen worden bewaard voor bijvoorbeeld een lustrum.

Bescherming van uw gegevens
Zoals hierboven omschreven worden uw gegevens digitaal bewaard in een online administratiesysteem. Alle beschreven gebruikers beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, welke wordt verwijderd zodra deze gebruiker op grond van wijziging of beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens.
Alle papieren gegevens die worden verzameld tijdens de inschrijfprocedure voor het lidmaatschap of het tot stand komen van de sponsorovereenkomst worden nadat zij digitaal zijn verwerkt vernietigd.

Gegevens delen met derden
LAAC Twente speelt nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden persoonsgegevens door aan externe (commerciële) partijen. Zodra u lid wordt van LAAC Twente worden uw gewone persoonsgegevens doorgestuurd naar de Atletiekunie, dit geldt zowel voor actieve leden als kaderleden.

Webformulieren
Indien u gebruik maakt van het contactformulier of inschrijfformulier op onze website beschikken wij over de persoonsgegevens die u op dit formulier invult. Deze gegevens kunnen tijdens het invullen niet worden onderschept door anderen, omdat deze site gebruik maakt van een SSL-certificaat en het HTTPS-protocol. Uiteraard zijn deze gegevens na verzending wel bij ons bekend, maar wij benadrukken dat we deze gegevens nooit delen met andere partijen en dat we ze zelf ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals het ongevraagd versturen van mailings of andere reclameboodschappen. Wel kunt u regelmatig een nieuwsbrief van ons verwachten met daarin relevante informatie omtrent activiteiten of communicatie van LAAC Twente. Het door u ingevulde formulier komt bij ons als e-mail binnen. Nadat wij uw vraag of inschrijving hebben beantwoord wordt deze e-mail door ons verwijderd.

Uitslagen en foto’s
Op onze website, onze Facebookpagina en ons clubblad De Duurloper plaatsen wij regelmatig uitslagen van wedstrijden. In deze uitslagen worden de namen en woonplaats of vereniging van de deelnemers getoond. Mocht u uw naam verwijderd willen hebben van een uitslagen- of ranglijst, dan kunt u dit aangeven via info@laactwente.nl.
Ook worden er tijdens wedstrijden en evenementen foto’s gemaakt, welke worden getoond in de fotoalbums op onze website. M.i.v. 1 januari 2025 wordt bij de inschrijving gevraagd of u akkoord gaat met de plaatsing van foto’s waarop u zichtbaar bent op onze website. Als u heeft aangegeven dat u hier niet mee akkoord gaat zullen wij hier zoveel mogelijk rekening mee houden.
Bij grote groepen mensen (atleten/toeschouwers) is het soms moeilijk om dit te controleren. Mocht u zien dat wij ondanks uw bezwaar toch een afbeelding hebben geplaatst waarop u herkenbaar bent dan kunt u dit aangeven via info@laactwente.nl.  Wij zullen de desbetreffende foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U kunt zelf de gegevens inzien maar (nog) niet wijzigen. Met uw bondsnummer van de Atletiekunie kunt u inloggen in de Volta app, en daar uw NAW-gegevens inzien. Wijzigingen kunt u doorgeven aan onze ledenadministratie. In de Volta app kunt u dan zelf nagaan of en wanneer de gegevens aangepast zijn.
Verwijderen van uw gegevens is alleen mogelijk door uw lidmaatschap op te zeggen. Ook dat kunt u doen door een e-mail te sturen naar de ledenadministratie en aangeven dat de gegevens niet bewaard mogen worden.